Informationspflicht zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13, 14 u. 21 DS-GVO

Firmierung des Unternehmens:

Gemeinnützige Baugesellschaft Kaiserslautern Aktiengesellschaft

Kontaktdaten des Unternehmens:

Fischerstraße 25, 67655 Kaiserslautern

Tel.: 06 31 / 36 40 – 0 – Fax: 06 31 / 36 40 – 280

E-Mail: info@bau-ag-kl.dewww.bau-ag-kl.de

Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Herr Thomas Bauer – Vorstand

Fischerstraße 25,  67655 Kaiserslautern

Tel.: 06 31 / 36 40 – 0 – Fax: 06 31 / 36 40 – 280

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

TdW südwest – Treuhandgesellschaft für die südwestdeutsche Wohnungswirtschaft mbH

Abteilung Datenschutz – Herr Harald Schweißguth

Franklinstraße 62, 60486 Frankfurt am Main,

Tel.: 0 69 / 9 70 65 – 214 – Fax: 0 69 / 9 70 65 – 130

E-Mail: datenschutz@tdwsuedwest.de

Zweck der Verarbeitung:

Vermietung, An- und Verkauf von Wohnraum, Fremdverwaltung, Geschäftsbesorgung:

  • Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
  • Interessentenverwaltung
  • Mietverwaltung
  • Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
  • Verwaltung

Beschäftigungsverhältnisse (Mitarbeiter):

  • Abschluss, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt nach Art. 6 (1) b DS-GVO (Vertrag oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen – Mietvertrag, Arbeitsvertrag, Selbstauskunft Wohnungsbewerbung, sonstige Verträge) sowie Art. 6 (1) f DS-GVO (Wahrung berechtigter Interessen Dritter – Selbstauskunft Wohnungsbewerbung).

Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f DS-GVO:

Zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen für einen eventuell zustande kommenden Wohnraummietvertrag ist die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten von in die Wohnung miteinziehenden Personen (Kinder, sonstige Personen) erforderlich. Die Verarbeitung ist somit zur Wahrung der berechtigten Interessen dieser Personen – Wohnraum zu beziehen – notwendig. Die betroffenen Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 (1) f erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Empfänger der Daten:

Interne Empfänger:

Weitere Abteilungen des Unternehmens, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtung aus dem Vertrags- oder Vorvertragsverhältnis beauftragt sind ggfs. zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens

Externe Empfänger:

Gesetzliche, öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher Vorschriften (Stadt Kaiserslautern, Jobcenter, Sozialamt, Finanzamt, Wohnungsbindungsstelle, Zentrale Mahngerichte, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger, Kreditinstitute, Versicherer); Geschäftsbesorger (K-tec GmbH); Auftragnehmer zur Erfüllung der mietvertraglichen Pflichten (Energiegrundversorger (Stadtwerke Kaiserslautern Versorgungs-AG), Instandhaltungs-, Wartungsunternehmen, externe Beratungsunternehmen, Inkassounternehmen, IT-Dienstleister, sonstige Dienstleistungsunternehmen), gesetzliche Betreuer, potenzielle Nachmieter

Speicherfrist:

Sofern es nicht zum Abschluss eines Mietvertrages kommt, werden die erhobenen und gespeicherten Daten jederzeit auf Verlangen des Betroffenen (jedoch unterliegt die Abfrage der Schufa-Auskunft einer Aufbewahrungsfrist von einem Jahr zum Nachweis der Berechtigung) und andernfalls nach Ablauf von 12 Monaten, in denen die Selbstauskunft nicht erneuert oder verlängert wurde, spätestens zum Quartalsende sowohl in elektronischer als auch in nicht-elektronischer Form gelöscht.

Das Unternehmen unterliegt im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) werden die erhobenen und gespeicherten Daten spätestens zum Ende des Folgegeschäftsjahres gelöscht.

Im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes werden bei Nichtzustandekommen eines Arbeitsvertrages die personenbezogenen Daten spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht oder die Original-Unterlagen in Papierform zurückgesendet.

Da das Unternehmen aus handels- und steuerrechtlichen Gründen über ein automatisiertes E-Mail-Archivierungssystem verfügen muss, werden alle eingehenden und ausgehenden E-Mails digital und revisionssicher archiviert. Sollten Daten als E-Mail versendet oder empfangen werden, werden diese Daten nach Ablauf von zehn Jahren im Folgejahr gelöscht.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Beschränkung, Widerspruch, Datenportabilität:

Die betroffenen Personen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.

Bitte richten Sie Ihre Anfrage bzgl. der Wahrung und Umsetzung Ihrer Rechte an: info@bau-ag-kl.de

 Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde:

Gemäß Art. 77 DS-GVO besteht für Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.

Beschwerden richten Sie bitte an den:

Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

www.datenschutz.rlp.de

Weitere Informationspflichten:

Sämtliche Daten, welche dem Unternehmen bereitgestellt werden, sind notwendig um die Durchführung von Vertragsverhältnissen gewährleisten zu können. Fehlende Angaben können zur Vertragsversagung führen.

Zweckänderung

Die personenbezogenen Daten werden nur zu dem o. g. Zweck verarbeitet. Beabsichtigt der Verantwortliche, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt er den betroffenen Personen vor dieser Weiterverarbeitung Information über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen zur Verfügung.